Las organizaciones buscan una implementación efectiva y eficiente de su estrategia, a fin de alcanzar una ventaja competitiva y el máximo rendimiento financiero. El Project Management Institute® (PMI), identifica en su estudio Pulso de la Profesión® Éxito en Épocas Disruptivas, que las organizaciones desperdician 9.9 centavos de cada dólar debido a un pobre desempeño en la gestión de proyectos (PMI, Pulse of the Profession 2018). Las causas se las atribuye, entre otras, a:

• fallas al cerrar la brecha entre la estrategia diseñada y su implementación y;

• los ejecutivos no reconocen que la estrategia es implementada a través de la ejecución de proyectos.

En este artículo quiero compartir con ustedes las áreas de mejora, con base en mi experiencia, son necesarias atacar para lograr una gestión de proyectos efectiva. Pues finalmente, a toda organización, sea o no sea con fines de lucro, le interesa generar el mayor rendimiento sobre sus inversiones.

La primera propuesta es darle mayor importancia al diseño de los proyectos. En gran parte los fracasos o desviaciones que he podido palpar se derivan del apuro, sin estudios preliminares suficientes o sin el análisis de profesionales en la materia. Quizá para ustedes les suene familiar que, un área de planificación organizacional solicite se generen propuestas de iniciativas para el plan operativo o plan estratégico con apenas cuatro o, en el mejor de los casos, ocho semanas antes de su revisión con la junta directiva y sin ningún acompañamiento metodológico. Para esto propongo que, el diseño del proyecto debe realizarse con mayor antelación, dependiendo de su complejidad, además de incorporar en esta tarea a expertos en: metodología de diseño de proyectos (marco lógico por ejemplo), adquisiciones, finanzas, recursos humanos y especialistas técnicos.

La segunda propuesta consiste en realizar una gestión de riesgos profesional. Hay un paradigma que alguna vez uno de mis estudiantes me retroalimentó en un taller que facilité sobre este tema y es que se cree que la gestión de riesgos es compleja y que involucra el análisis de datos (probabilidades, regresiones, entre otras). Además, he percibido en varias ocasiones que los miembros de equipo le restan importancia a esta tarea y lo consideran como un desperdicio de tiempo. Para esto propongo crear un plan de gestión de riesgos acorde al ambiente en el que se desempeña tu proyecto, demostrar los beneficios de su gestión a los directivos y equipo de trabajo, realizar el análisis cualitativo que no es más que priorizar riesgos, crear un plan de respuesta nombrando a un dueño del riesgo y dueño de la acción planificada, comunicar el estado al menos una vez al mes de forma escrita y generar disciplina en el monitoreo y actualización de la información. Estos componentes son suficientes para lograr que el proyecto se ejecute sin desviaciones mayores.

El tercer punto que propongo es capacitar a tu patrocinador y al equipo directivo, en gestión de proyectos. Al respecto en estos años de ejercicio profesional, he encontrado muy pocos ejecutivos que tengan bases sólidas en esta materia y le den la prioridad que se merece. Sería muy interesante que la Dirección de Proyectos alcance el mismo rango que el Derecho y la Administración de Negocios. En el pasado, he escuchado afirmaciones, con bastante convencimiento, que se resumen en “la triple restricción no existe” y excepto que los directivos no estén en capacidad de entender el valor de la Dirección de Proyectos, seguiremos escuchando ese tipo de disparates. Pare este escenario, sugiero generar un taller de no más de tres horas al inicio del proyecto, para explicar los beneficios de la gestión de proyectos, sus procesos y áreas de conocimiento. Luego de esto, generar recordación y esto puede ser creando un grupo de chat o enviando información por correo electrónico junto con el informe de avance o destinando unos cinco minutos en las reuniones con tu patrocinador y directivos.

Los puntos acá recomendados, estoy seguro, abonarán para obtener los resultados que tanto se necesita en las organizaciones para cumplir con su estrategia organizacional sin exagerado desperdicio de dinero y tiempo.

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