En algunos proyectos el trabajo remoto con algunos miembros de equipo es necesario, pues las condiciones de las labores y posiblemente, la composición del equipo, no nos permitan, estar siempre físicamente presentes.

Por este motivo, es importante saber que las condiciones del trabajo remoto, merecen un cuidado y atención especial. Hace algunos meses, me tocó la tarea de dirigir un proyecto que tuvo un alto porcentaje de participación remota, comparto algunos consejos que me parecen importantes conocer para mejorar el trabajo en equipo.

• Intentar reunir a todo el equipo para el lanzamiento del proyecto. Es muy importante reunir al equipo al comienzo de su proyecto, aunque esta sea la única vez que se pueda lograr. Esta reunión inicial es esencial, no es solo para la formación de equipos (puede buscar mayor referencia en las fases de formación de equipos de Bruce Tuckman[i]), sino también para trabajar a través de las reglas básicas y las expectativas del proyecto / estilo de trabajo que utilizará durante su compromiso de trabajo.

  No se debe descuidar la importancia de las fases de la formación de equipos, esto significa no evadir la fase de tormenta (conflicto) y norma durante la formación del equipo.

• Evalúa la tecnología a tu alcance, este punto es cardinal para el correcto desempeño de las comunicaciones del equipo de trabajo.

  ¿El internet que te ha facilitado el sponsor del proyecto es adecuado?, ¿Puede el ancho de banda soportar videoconferencia?, ¿Qué pasa con la estabilidad de la conexión? ¿Es lo suficientemente estable como para mantener reuniones sin interrupciones o disturbios?

  En un principio optamos por usar Skype como herramienta de comunicaciones, sin embargo, el ancho de banda que necesitaba fue demasiado para la conexión que nos fue asignada. En este punto empezamos a evaluar varias opciones como hangouts e inclusive whatsapp. Al final, pudimos utilizar hangouts como herramienta de video conferencia, la cual funcionó bastante bien.

  Es necesario recordar que, sin una conectividad adecuada, los miembros de su equipo tardarán más en realizar sus tareas, e incluso podrían fallar, porque los errores de comunicación suelen generar retrabajos y fricciones innecesarias.

• Nunca dejes de comunicarte. Es importante recordar que tener algunos miembros de tu equipo trabajando de forma remota exigirá un mayor esfuerzo de comunicación.

  Es totalmente obvio que la comunicación presencial se perderá y con ella el beneficio de los encuentros en los momentos de descanso, durante el almuerzo, o en alguna actividad extra laboral.

  Una de las ceremonias del marco de trabajo SCRUM que funciona bastante bien para trabajar con equipos remotos, es la reunión diaria. Cita a tu equipo de trabajo todos los días, a la hora acordada (mucho mejor si es al inicio de la hora laboral de la locación donde se está desarrollando el proyecto) y durante 15 minutos discutan los avances del día anterior y lo que se va a realizar durante el día actual. Esta disciplina, ayudará mucho a que puedas controlar que los miembros del equipo están trabajando adecuadamente y siempre en conocimiento de los posibles cambios que se vayan ejecutando.

• Reconocer los logros individuales. Si un miembro del equipo ha hecho algo excepcional, reconócelo en las reuniones de equipo. La motivación debe ser constante y permite mantener la moral alta. No dudes en mencionar los aportes positivos de los miembros de tu equipo a nivel general.

• Utiliza y potencializa las habilidades de tu equipo. Es importante encontrar habilidades que te permitan apoyar las tareas del proyecto en varios miembros del equipo.

  Recuerdo que el proyecto remoto a mi cargo, tenía 3 grandes aristas de gestión: estratégica, gestión de procesos y gestión tecnológica.

  Una de mis primeras tareas, fue encontrar miembros con habilidades en cada una de las aristas antes descritas, con el fin de que, en la localidad de ejecución del proyecto, siempre se encuentre al menos una persona que pueda ser capaz de liderar la arista necesaria. Esta actividad facilitó la ejecución del proyecto en la localidad de desarrollo del cliente.

• Identifica las características personales y necesidades de cada miembro de tu equipo. No todos los miembros de tu equipo tienen las mismas restricciones o necesidades. Por lo general quienes aún no tienen familia o compromisos sentimentales formales, son colaboradores que pueden pasar mayor tiempo en una localidad de ejecución remota. Esto se torna un poco más complicado para las personas que tienen hijos o que posiblemente se encuentren en un período de gestación o paternidad inicial.

  En el equipo de proyecto decidimos realizar una rotación de personal en la localidad de ejecución. El propósito de esta rotación, fue reducir la fatiga que puede hacer que algunos miembros de equipo comiencen a experimentar por su visita constante a la localidad de desarrollo del proyecto.

  Pude llegar a la conclusión, que los tiempos de visita óptimos se encuentran en un período comprendido entre 3 y 4 semanas de visita a la localidad de ejecución remota. Sin embargo, hubo miembros de equipo que, por sus características, pudieron ser efectivos en un menor tiempo de visita. Todo depende de los objetivos de cada viaje y de su cumplimiento.

• Mantenga reuniones efectivas con equipos virtuales. ¿Conoces cómo mantener reuniones efectivas con equipos remotos?

  Hay de tener reglas básicas y expectativas muy claras referentes al respeto y al comportamiento grupal. ¿Has instruido que todos los miembros del equipo deberían estar en silencio si no están hablando, y posiblemente con el micrófono apagado? ¿Le ha dicho al equipo miembros que necesitan venir a la reunión preparados con los temas de la agenda?

  ¡Si se te paso por alto, hazlo de una vez! Los miembros de equipo no son adivinos o lectores de la mente y debe suponer que no comprenderán los procedimientos a menos que se les informe sobre ellos.

  De acuerdo a mi visión, frecuentemente antes de comenzar una reunión, expongo cual es el objetivo de la misma, cuál debería ser el resultado de la reunión, el tiempo (timebox) que nos vamos a tomar para ejecutar la reunión y algunas normas de respeto básicas, como el orden de intervención, el mantener teléfonos en modo vibración y el mantener un solo hilo conductor de la reunión.

  Normalmente, tengo estas reglas básicas y expectativas claras acordadas durante la reunión inicial, y me gusta incluir al equipo en estas discusiones para que también tenga una aceptación de cómo trabajaremos juntos, y lo que es importante.

  Para trabajar con equipos remotos, es necesario entender que no todos los miembros pueden ser tratados por igual, cada uno tiene diferentes características que deben ser atendidas correctamente.

  Es necesario también que la carga de labores se reparta de manera equilibrada y que se permita tener flexibilidad, para eso la planificación de ejecución del proyecto debe ser elaborada con la participación de todos los miembros del equipo, pues tal acción, permitirá generar un compromiso desde el inicio del proyecto.

Liderar equipos remotos requiere un nivel adicional de administración, y usar habilidades diferentes a las que usaría con equipos en el sitio o ubicados conjuntamente. Tener este conocimiento y capacidad asegurará un resultado final exitoso para su proyecto, es decir, cumplir con el alcance, con el tiempo y el uso optimizado de los recursos asignados al mismo, y también, la satisfacción de su cliente y de su equipo.

[i] Tuckman Bruce, five stages of team Development and practical limitations

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