Capítulo 3. El registro

Las TIC como Herramienta Estratégica para Potenciar la Eficiencia de las Administraciones Tributarias

El capítulo sobre el registro es bastante extenso, presentando conceptos, exponiendo problemas, sugerencias y posibles soluciones para: aspectos normativos, legales y tributarios del registro, los procesos y procedimientos para la inscripción y actualización del registro; características del Número de Identificación Tributario (NIT); procedimientos centralizados de inscripción y unificación del NIT; la fiabilidad de la información, su mejora y soporte; un método para la evaluación de la calidad del registro por parte de la administración, nuevas tecnologias y tendencias, la gestion de los riesgos de cumplimiento, la residencia fiscal y el domicilio fiscal electrónico.

La naturaleza esencial del registro para el contribuyente es la consecuencia de recibir un NIT en la Ley de Registro, necesario para presentar declaraciones de impuestos, realizar pagos, comunicarse con la administración de forma general, y requerido en las transacciones financieras y comerciales. Hoy en día, en muchos países, el ciudadano que no tiene un NIT tiene una vida llena de obstaculos. Para la administración, se deriva de que el registro es la fuente original de información básica para identificar, localizar, clasificar a los contribuyentes y crear sus obligaciones tributarias. El NIT es también el elemento integrador de la información del contribuyente, permitiendo a los sistemas controlar las obligaciones de declarar y pagar, la creación de la Cuenta Corriente tributaria y permitiendo el cruce de información con otros contribuyentes con quienes ha vendido o comprado bienes o recibido o prestado servicios.

El registro requiere una ley que lo respalde, de modo que se puedan implementar los requisitos necesarios para su existencia y administración, incluidas sanciones y multas por infracciones. El documento presenta alternativas para adoptar el tipo de regulación más adecuado a la cultura y organización política del país.  En el capítulo se explican: la información estándar que debe formar parte del registro, el posible estado de un contribuyente no registrado y la necesidad de usar procedimientos formales para los cambios. Destaca la importancia del vector que establece los impuestos y obligaciones subsidiarias a las que está sujeto el contribuyente, y la especificación de actos distintos de la relación directa administración-contribuyente, pero que requieren la presentación del NIT.

El documento presenta nuevas tecnologías que facilitan los procesos de registro y actualización y la fiabilidad en la información capturada. Otras características, aunque menos usadas, pueden ser de gran ayuda: identificación biométrica; Inscripción y actualización del registro a través de aplicaciones disponibles para las autoridades fiscales; mapeo geoespacial:  tecnología blockchain para integrar todas las agencias que participan en la concesión de licencias y registro de nuevos negocios a nivel nacional, regional y local; el uso obligatorio de la certificación digital del NIT (token) para la presentación a la administración  de declaraciones, facturas y documentos electrónicos en general, asegurando comunicaciones seguras y válidas.  Un estudio del CIAT muestra las estadísticas de uso de varios canales de registro en sus países miembros.

La fiabilidad de los datos registrados es una preocupación permanente de la administración tributaria. Un control efectivo de los omitidos y morosos depende de la actualización de los datos de identificación, ubicación y obligaciones de los contribuyentes; adicionalmente, los datos de actividad económica y tipo de sociedad son importantes para la gestión de riesgos y auditoría. La fiabilidad de estos datos es esencial para notificar, inspeccionar, auditar y tomar acciones legales y administrativas en la corrección de irregularidades. El texto recomienda medidas y técnicas para el registro y actualización fiables de los datos. Destacamos la integración de procesos entre las juntas de dirección de las empresas y los registros nacionales de personas jurídicas con los órganos de registro de la administración tributaria y la inspección previa o posterior a la inscripción, para las empresas que operarán en actividades consideradas riesgosas por evasión del IVA o que sean propiedad o gestionadas por personas clasificadas como de alto riesgo.

A nivel mundial y de varias maneras, las administraciones tributarias han ido reduciendo el tiempo y el costo necesarios para crear empresas, simplificando y unificando los procesos y  el registro y concesión de licencias de las empresas. Se presentan alternativas para alcanzar estos objetivos. También hay sugerencias para, aunque no sean simultáneas con otros órganos de registro, facilitar el registro y la actualización de la información mediante formularios en línea, observando las restricciones indicadas en el texto. Al mismo tiempo, el objetivo es fomentar la legalización de las microempresas informales mediante la creación de nuevos tipos de personas jurídicas individuales. Las características de este tipo de entidad y la justificación para su creación se presentan en el texto.

Ocasionalmente se encuentran registros disfuncionales, y no es posible usarlos para detectar omisiones en la presentación de declaraciones, para comunicarse con los contribuyentes o para apoyar la auditoría. El principal problema es la existencia de una alta proporción de contribuyentes con estado activo que no están en operación, o al menos no están actualizados en el registro. El documento analiza las posibles causas de estas desviaciones, las formas de evitarlas y presenta recomendaciones para depurar la información del registro. El CIAT ha desarrollado una herramienta que permite a las administraciones realizar un autodiagnóstico de sus registros, útil para evaluar y establecer objetivos de mejora. El documento presenta una visión general de este método, que propone analizar el registro de acuerdo con 4 dimensiones: suficiencia e integridad de la información; madurez de procesos y procedimientos; veracidad y detección de contribuyentes no registrados; leyes y reglamentos.

La comunicación al contribuyente de resoluciones y actos que afecten a sus derechos e intereses es un requisito legal para la administración tributaria. En los países de cultura latino-germánica es obligatorio hacer notificaciones formales, bajo pena de perder la efectividad del acto administrativo. El texto describe los requisitos habituales para que una notificación produzca efectos sobre la forma y el contenido del documento, la dirección, el medio de entrega y de quién puede recibirse la notificación. Hasta unos años, la regla era enviar la notificación al domicilio fiscal del contribuyente, informado en el registro. Algunas administraciones aceptaban actualizaciones de direcciones mediante la declaración anual del impuesto sobre la renta. Es un sistema costoso, lento e ineficiente, con frecuentes avisos de edictos publicados en la prensa o publicados en las oficinas centrales de las autoridades fiscales.

La creación del domicilio electrónico del contribuyente, ya adoptado por la mayoría de los países, según ISORA, ha facilitado un cambio, proporcionado agilidad y seguridad a la comunicación entre la administración y el contribuyente por un costo muy bajo. La dirección electrónica autorizada tiene todos los elementos legales de un domicilio fiscal.  Las notificaciones, instrucciones y comunicaciones en general son enviadas por la administración a esta dirección de correo electrónico en el buzón de correo electrónico fiscal, ubicado en la oficina virtual de la administración tributaria. Esto es un camino evidente. Se pueden proporcionar servicios de apoyo adicionales mediante el uso de mensajería instantánea, SMS o correos electrónicos enviados a teléfonos móviles y direcciones registradas por el contribuyente para advertir que una comunicación está llegando al buzón.  El capítulo presenta las decisiones estratégicas clave para la implementación del domicilio electrónico y sus principales características. Incluye todo lo que se necesita saber sobre el domicilio electrónico.

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