Automatización de procesos robóticos en las administraciones tributarias

Este artículo pretende analizar algunas aplicaciones concretas de la tecnología de automatización de procesos robóticos (RPA) en las administraciones tributarias a nivel mundial.

Tax Administration 2022 publicado el 23 de junio de 2022 por el Foro de la OCDE sobre Administración Tributaria (FTA)[1] dijo que la tecnología está ayudando a las administraciones tributarias a responder a los desafíos presupuestarios, y una tendencia emergente que está mostrando resultados notables, es el creciente uso de RPA, donde las máquinas se utilizan para completar tareas repetitivas.

La tecnología también brinda nuevas oportunidades para analizar los procesos existentes y sus eficiencias, incluido el uso de inteligencia artificial y aprendizaje automático para automatizar algunas de las tareas principales dentro de una administración tributaria.

El Capítulo 6 de Administración Tributaria 2022 destaca el rápido crecimiento en el uso de la tecnología, por ejemplo, más del 50% de las AT informan que ahora usan o planean usar RPA. Esto está ayudando a las AT a responder a las presiones presupuestarias y laborales, ya que está liberando recursos para que el personal se centre en tareas más complejas.

LA AUTOMATIZACIÓN ROBOTICA DE PROCESOS (RPA, por su siglo en inglés )

La RPA [2] es una forma de tecnología de automatización de procesos empresariales basada en robots de software (bots) metafóricos o en inteligencia artificial (IA) /trabajadores digitales. A veces se denomina robótica de software (no debe confundirse con software robótico).

En las herramientas tradicionales de automatización de flujo de trabajo, un desarrollador de software produce una lista de acciones para automatizar una tarea y se comunica con el sistema de back-end mediante interfaces de programación de aplicaciones internas (API) o lenguaje de programación especifico.

Por el contrario, los sistemas RPA desarrollan la lista de acciones observando al usuario realizar esa tarea en la interfaz gráfica de usuario (GUI) de la aplicación, y luego realizan la automatización repitiendo esas tareas directamente en la GUI. Esto puede reducir la barrera para usar la automatización en productos que de otro modo no contarían con API para este propósito.

Las herramientas RPA tienen fuertes similitudes técnicas con las herramientas gráficas de prueba de interfaz de usuario. Estas herramientas también automatizan las interacciones con la GUI, y a menudo lo hacen repitiendo un conjunto de acciones de demostración realizadas por un usuario. Las herramientas RPA difieren de dichos sistemas en que permiten que los datos se manejen dentro de las apps, y entre múltiples aplicaciones, por ejemplo, recibir correo electrónico que contiene una factura, extraer los datos y luego escribirlo en un sistema de contabilidad.

La RPA es una característica de la automatización de procesos inteligentes que describe la lógica de robots que ejecutan reglas preprogramadas en la mayoría de los datos estructurados. La RPA lleva la optimización de la productividad al siguiente nivel al redefinir el trabajo y reasignar empleados para ejecutar actividades de mayor valor. Los robots de proceso son capaces de realizar de forma independiente funciones simples similares a las humanas, como interpretar, decidir, actuar y aprender.[3]

La RPA para la tributación se entrega a través de software que se puede configurar para completar tareas basadas en reglas como: copiar y pegar, abrir correo electrónico y archivos adjuntos, mover archivos y carpetas, conectarse a las API del sistema, extraer datos estructurados de documentos, iniciar sesión en aplicaciones web o empresariales, realizar cálculos, recopilar estadísticas de redes sociales, raspar datos de la web, completar formularios, leer y escribir en bases de datos, de seguir las reglas «si/entonces».[4]

La RPA tributaria se puede implementar y administrar fácilmente desde un controlador central para interactuar con una amplia gama de aplicaciones comerciales.

EJEMPLOS DE RPA EN LAS ADMINISTRACIONES TRIBUTARIAS

En Suecia, el servicio de evaluación de riesgos de la Agencia Tributaria sueca para solicitudes de registro de empresas se puso en marcha en mayo de 2021. Este servicio basado en IA clasifica las aplicaciones en función de un conjunto de factores de riesgo establecidos, y las aplicaciones se procesan de diferentes maneras, dependiendo de la categoría asignada[5].

Durante 2021 se produjeron nuevos avances, incluida la introducción del apoyo a la evaluación de riesgos para las solicitudes en papel para el registro de empresas. A principios de 2022, se introdujo la RPA para aplicaciones de bajo riesgo. Hasta la fecha, se han tramitado unas 450 solicitudes por semana -un total de 1.300- utilizando el RPA, lo que ha contribuido aún más a los beneficios.

La Autoridad Tributaria de Singapur (IRAS por su siglo en inglés) sigue aprovechando la tecnología y la innovación para crear una mayor agilidad organizativa y un lugar de trabajo digital más inteligente[6].

La IRAS ha automatizado el proceso tradicional de incorporación de nuevos reclutas que aprovecha los datos para iniciar tareas de automatización de procesos robóticos (RPA) para la creación automática en masa de cuentas de personal. Hay eficiencias resultantes en relación con la notificación y el suministro de información relevante a las partes involucradas para realizar sus tareas, lo que beneficia tanto a los nuevos reclutas como al equipo de RRHH.

En Australia, la Oficina Tributaria Australiana (ATO) utiliza la automatización robótica de procesos (RPA) junto con técnicas de optimización de procesos para eliminar pasos innecesarios del proceso de auditoría y para automatizar los pasos repetitivos de procesamiento manual. Esto permite a los auditores aumentar el tiempo que dedican a aplicar el juicio a los hechos de los casos de auditoría[7].

Esto ha reducido hasta ahora el tiempo dedicado a las acciones manuales en un 5%, y ha permitido al personal comprender más fácilmente las necesidades de los contribuyentes y garantizar la empatía adecuada en el momento del compromiso, ya que pueden centrarse en lo que más importa en cada interacción con los contribuyentes.

La visión de la Agencia de Ingresos de Canadá (CRA) sobre el futuro del trabajo es un trabajo significativo que es atractivo y gratificante para los empleados a diario. La RPA tiene un papel importante en esto, ya los procesos repetitivos se pueden eliminar del trabajo, y las tareas diarias de los empleados de CRA se mejoran al automatizar tareas administrativas de alto volumen y altamente repetitivas, que son propensas a errores humanos. Hasta la fecha, la CRA ha automatizado 8 procesos, ahorrando más de 34000 horas de personal, el equivalente a aproximadamente 25 empleados adicionales de CRA a tiempo completo.[8]

Con el fin de probar y operar la RPA, la Autoridad Tributaria de Israel (ITA) estaba buscando un proceso de trabajo adecuado e identificó una unidad que inspecciona a los contribuyentes que trabajan en dos o más lugares de trabajo que no ajustaron su obligación tributaria para tener en cuenta a múltiples empleadores[9].

Después de que se completó la programación, se realizaron pruebas sobre los resultados del trabajo. Se tomó un gran número de casos como muestra, y la comparación mostró que los resultados de RPA eran similares a los resultados del empleado. La prueba también identificó que el tiempo medio por caso ahorrado es 97% y 99,6% de ahorro en costos. Como resultado de la prueba, el ITA está invirtiendo más en RPA.

La Administración Tributaria de los Países Bajos (NTA) tiene muchas tareas repetitivas pero esenciales que no hacen que el trabajo sea atractivo para los empleados. Para abordar esto, la NTA comenzó a investigar la RPA e identificó el procesamiento de facturas (proveedores de pago) como un inicio adecuado. El proyecto RPA se mantuvo conscientemente pequeño, con el objetivo exclusivo de robotizar este primer paso, con el objetivo de finalmente pasar a la facturación electrónica completa[10].

Los objetivos del proyecto eran, por una parte, mejorar la calidad del trabajo de los trabajadores y, por otra, mejorar la calidad del proceso de facturación reduciendo al mínimo los errores e incumplimientos, de modo que pudieran cumplirse los requisitos legales en materia de condiciones de pago.

Los resultados superaron las expectativas ya que los empleados experimentaron ahorros de tiempo de cuatro horas por día, lo que les dio espacio para lidiar con tareas más productivas, como mejoras en la calidad del servicio y el desarrollo del conocimiento.

En los Estados Unidos, el Servicio de Impuestos Internos está utilizando robots de software de UiPath (NYSE: PATH), una empresa líder de software de automatización empresarial, para mejorar la tecnología de la agencia para gestionar mejor sus funciones de finanzas y adquisiciones[11].

En 2020, la división de adquisiciones se enfrentaba a un plazo apretado para modificar sus cláusulas contractuales para adherirse a la legislación federal reciente. Utilizando el poder de la automatización de procesos robóticos (RPA), el equipo de Webbers ejecutó casi 1.500 modificaciones de contratos en 72 horas, un proceso que manualmente habría tomado un año.

Ese proyecto de automatización redujo la carga administrativa de los oficiales contratantes, eliminó los errores de datos, envió por correo electrónico la modificación a los proveedores y luego cargó la documentación en el repositorio de archivos del contrato.

REFLEXIONES FINALES

Anteriormente se presentaron algunos ejemplos de aplicación de RPA en las administraciones tributarias. Seguramente seguirán aumentando, porque el potencial de la tecnología es enorme.

Los ejemplos de administración tributaria han puesto de relieve que el RPA no solo está aumentando significativamente la eficiencia operativa, sino que la satisfacción de los empleados está aumentando, ya que pueden centrarse en las tareas más interesantes y desafiantes.

Hay muchos beneficios comerciales del RPA: agiliza los flujos de trabajo, lo que hace que las organizaciones sean más rentables, flexibles y receptivas. Aumenta la satisfacción, el compromiso y la productividad de los empleados al eliminar las tareas aburridas de sus días de trabajo.

El RPA no es invasivo y se puede implementar rápidamente para acelerar la transformación digital. Y es ideal para automatizar flujos de trabajo que involucran sistemas heredados que carecen de API, infraestructuras de escritorio virtual (VDI) o acceso a bases de datos.

El camino hacia la innovación en RPA no es complejo. Comienza con el descubrimiento de procesos manuales que son candidatos para la automatización.

Creo que el RPA puede aplicarse en todas las áreas de la función de Administración Tributaria donde los procesos manuales, repetibles y que requieren mucho tiempo todavía están en vigor.

De todos modos, quiero advertir que no todos los procesos de las AATT podrán ser realizados más eficientemente con esta tecnología ni otras.

Habrá que analizar en cada caso particular considerando el contexto de cada AT la posible aplicación y sus beneficios y costos.

[1] https://www.oecd.org/tax/forum-on-tax-administration/publications-and-products/tax-administration-23077727.htm  OECD (2022) Tax Administration 2022: Comparative Information on OECD and other Advanced and Emerging Economies, OECD Publishing, Paris, https://doi.org/10.1787/1e797131-en.
[2] Automatización robótica de procesos – Wikipedia, la enciclopedia libre
[3] https://www.pwc.com/gx/en/tax/publications/assets/pwc-tax-function-of-the-future-focus-on-today-robotics-process-automation.pdf
[4] https://www2.deloitte.com/us/en/pages/tax/solutions/tax-robotic-process-automation.html
[5] https://www.oecd-ilibrary.org/sites/1e797131-en/1/3/3/index.html?itemId=/content/publication/1e797131-en&_csp_=38baa8bc2bc68a4be5b070db809f1650&itemIGO=oecd&itemContentType=book#boxsection-d1e2437
[6] https://www.oecd-ilibrary.org/sites/1e797131-en/1/3/9/index.html?itemId=/content/publication/1e797131-en&_csp_=38baa8bc2bc68a4be5b070db809f1650&itemIGO=oecd&itemContentType=book#boxsection-d1e11705
[7] https://www.oecd-ilibrary.org/sites/1e797131-en/1/3/9/index.html?itemId=/content/publication/1e797131-en&_csp_=38baa8bc2bc68a4be5b070db809f1650&itemIGO=oecd&itemContentType=book#boxsection-d1e11973
[8] https://www.oecd-ilibrary.org/sites/1e797131-en/1/3/9/index.html?itemId=/content/publication/1e797131-en&_csp_=38baa8bc2bc68a4be5b070db809f1650&itemIGO=oecd&itemContentType=book#boxsection-d1e11973
[9] https://www.oecd.org/tax/forum-on-tax-administration/database/b.9.5-israel-using-rpa-technology-in-the-ita.pdf?_ga=2.60433262.258923893.1656439659-78363029.1655983192
[10] https://www.oecd.org/tax/forum-on-tax-administration/database/b.9.5-netherlands-factsheet-rpa.pdf?_ga=2.239216576.258923893.1656439659-78363029.1655983192
[11] https://finance.yahoo.com/news/irs-implements-robotic-process-automation-130000490.html?guccounter=1&guce_referrer=aHR0cHM6Ly93d3cuZ29vZ2xlLmNvbS8&guce_referrer_sig=AQAAALa2b5gETpvBs26Dxl66WRSnHLH329kuYRvPptIE6CfivPLxrq-VrAPXs9X59NaBy1-DmWBHFRMQgxCbU40R42vs83oUnIVu2f8onVdTAWSqG2DSsH1nkzBzXszP7aCe6mj-T-BU6GSOmgiPIzUBUTGtsHxIjJ1qTG

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