Contamos con innumerables y valiosos análisis respecto a los procesos tributarios y sus lineamientos para optimizar el seguimiento y control de nuestros contribuyentes[1], así como de las causas que restringen el cumplimiento de sus obligaciones sustanciales y formales; y de manera particular, sobre los mecanismos para controlar y mitigar la evasión y elusión tributaria.

Como expertos tributarios y gerentes de proyectos, implementamos en nuestro día a día sólidas estrategias de gestión de riesgos para mitigar o disminuir la probabilidad de eventos o riesgos negativos. ¿Qué buscamos como Institución? Precisamente que nuestros contribuyentes cumplan de forma oportuna y veraz con sus obligaciones, y por nuestro lado, realizar mejores y más eficientes mecanismos de asistencia para facilitar el cumplimiento voluntario, además de implementar controles y estrategias para mitigar cualquier indicio de un comportamiento elusivo.

Bajo una perspectiva objetiva, si analizamos las causas de los eventos que impiden desarrollar el Ciclo de Recaudación de forma consistente, nos daremos cuenta de que una de las principales oportunidades de mejora en nuestras Administraciones se encuentra en la calidad de la información de los contribuyentes.

Llegamos así a un punto neurálgico (y muchas veces subestimado): si los datos de nuestros contribuyentes se encuentran errados, desactualizados o simplemente no existen, aumentamos exponencialmente el riesgo de generar inconsistencias y costos operativos en los procesos del Ciclo de Recaudación.

Y es aquí donde el Registro de Contribuyentes, como custodio de nuestro primer activo de información, debe contar con mecanismos que nos permitan gestionar permanentemente la información con calidad, oportunidad, completa y veraz.

Entramos en materia: el Registro de Contribuyentes se constituye como un instrumento de control que tiene por función administrar la información de los ciudadanos con “trascendencia tributaria” con fines impositivos, bajo un identificador único y mandatorio; aplicando mecanismos de registro y actualización de datos veraces, dinámicos, consistentes y sin duplicados.

Con esto, la importancia del Registro de Contribuyentes para nuestras Administraciones va de la mano con la transparencia y simplicidad con la que administramos esta información, respondiendo a tres preguntas clave: ¿Quién es nuestro contribuyente?, ¿qué hace? y ¿dónde se encuentra?

Una vez que hemos acentuado este concepto, vamos a analizar un poco más sus principales premisas:

Completitud de la información de los contribuyentes

El Registro de Contribuyentes distingue dos momentos claves: la apertura, donde damos inicio al ciclo fiscal; y la actualización, proceso que incluye la modificación de datos, así como el cambio de estado del contribuyente.

El Registro debe identificar a todos los ciudadanos y personas jurídicas con trascendencia tributaria en base a su condición como potenciales u obligados tributarios; manteniendo una base siempre activa, gestionable, y con valor de negocio para crear nuevas estrategias de asistencia, control, cierre de brechas y gestión de riesgos tributarios.

La información del Registro podemos segmentarla en tres conceptos:

• Datos de identificación y domicilio principal del contribuyente, responsables legales o terceros relacionados, clasificaciones, regímenes y principales atributos.

• Obligaciones tributarias (vector fiscal), fechas de inicio y fin de las mismas, así como criterios de exención.

• Sucursales y establecimientos, con datos complementarios de ubicación y medios de contacto a efectos de localización y notificación. Es importante también identificar aquellos lugares donde el contribuyente no ejerce una actividad económica, sin embargo, y por efectos fiscales, podemos ubicarlo.

El Registro de Contribuyentes tiene también la función de administrar los números de identificación de forma centralizada y armonizada bajo un criterio único y mandatorio: el número de identificación tributaria (NIT); con las siguientes características:

• Identifica a las personas naturales desde su nacimiento (o desde el inicio de su actividad comercial) y las personas jurídicas desde su constitución.

• Es un identificador inmutable en el tiempo, el cual permanece hasta la muerte o extinción del contribuyente.

• Es asignado por la Administración Tributaria (o disponible de forma inmediata por otros organismos reguladores).

• Posee un dígito de validación calculado en base a algoritmos que permita detectar números erróneos, ficticios o duplicados.

Segmentación y clasificación

El Registro debe contar con instrumentos de asistencia y control para la pequeña economía, así como también para los grandes contribuyentes; configurando herramientas de sectorización y perfilamiento de acuerdo a su importancia tributaria, por ejemplo, sectores económicos o tamaño.

Por otro lado, es importante orientar el estado de los contribuyentes a conceptos simples de control respecto al cese temporal o definitivo de actividades; y de igual forma, es imprescindible establecer una definición transversal de negocio sobre la base gestionable y no gestionable.

El uso de estándares de información en los principales catálogos de datos, es también parte integrante del registro, por ejemplo, actividades económicas, ubicaciones geográficas y tipo de contribuyente.

Calidad y veracidad de datos

El Registro de Contribuyentes debe mantener una base de información de calidad para el consumo transversal de los procesos institucionales en base a sólidas estructuras de control de ingreso, validación y lógicas preventivas de duplicados.

Este repositorio debe encontrarse permanentemente actualizado identificando a aquellos contribuyentes inertes; esto, en base a una constante labor de depuración, tanto masiva como recurrente, con base a criterios de inactividad armonizados por todos los procesos estratégicos y de la cadena de valor.

Servicios y canales de asistencia al contribuyente

Debemos lograr una relación de confianza con los contribuyentes cumplidores y reducir sus costos indirectos a través de servicios simples y disponibles, con procedimientos sencillos y fácilmente accesibles; logrando de esta manera un equilibrio entre la asistencia, la lucha contra la informalidad y el fraude fiscal.

De esta forma, debemos optimizar y ampliar los servicios virtuales a partir del otorgamiento de la clave tributaria y suscripción del acuerdo de responsabilidad, para habilitar el acceso a consultas, emisión de certificados, registro y actualización de datos (sin olvidar la aplicación de mecanismos de monitoreo y control para asegurar la calidad de nuestra información).

Justificación y valor de negocio

El Registro de Contribuyentes debe asegurar la integridad, uso y valor de negocio de su información en base a tres preceptos:

1. Al entorno económico.
2. A las necesidades de los procesos institucionales como principales clientes.
3. A la normativa tributaria, como eje transversal para delinear la administración de datos para la generación y control de cumplimiento de las obligaciones tributarias.

Centralización y dinamismo

El Registro de Contribuyentes debe constituirse como el principal repositorio de información para el consumo transversal en la Administración; motivando el dinamismo y actualización de los datos en base a la interacción de todos los actores clave, para una efectiva gestión de identificación, localización y control posterior.

Cuando hablamos de actores clave, nos referimos a los socios estratégicos proveedores de insumos de información: los procesos internos y organismos externos:

Procesos Internos

Los procesos internos tienen un rol fundamental dentro de la gestión del Registro, para lo que debemos integrarlos con nuevas atribuciones para:

• Crear nuevos puntos de atención y entrada de información.

• Mantener el dinamismo y actualización de la información en base a sus evidencias con el contribuyente.

• Gestionar inconsistencias y datos desactualizados, y,

• Gestionar información alterna y presunta, por ejemplo, otras direcciones, contactos, actividades, etc.

Organismos externos

Los agentes externos poseen una atribución igual de importante que los procesos internos para mantener una base íntegra y actualizada. Para esto, debemos realizar un ejercicio de análisis y priorización de aquellas fuentes externas para:

• Validar la identidad y creación de nuevos contribuyentes: tanto personas naturales y jurídicas.

• Depurar el estado y situación legal de los contribuyentes (fallecidos y extintos).

• Brindar datos presuntos y alternativos respecto a autorizaciones y localización.

Marco legal

El marco legal y regulatorio del Registro de Contribuyentes debe identificar con claridad las atribuciones de todos los actores responsables, brindando las facultades necesarias para mantener los datos permanentemente actualizados. A continuación, se exponen los objetivos más importantes:

• Clarificar el alcance y atribución del proceso, así como los deberes formales y obligatoriedades de los contribuyentes.

• Facultar a la Administración a obtener información a partir de entidades externas públicas o privadas.

• Facultar a la Administración a gestionar la información del contribuyente de oficio con fines de depuración y limpieza de datos.

• Expresar las sanciones de acuerdo al comportamiento del contribuyente en lo que respecta a la no inscripción, a la no actualización e información errada o distorsionada.

Este artículo pretende evidenciar la importancia, alcance y los puntos claves del Registro como eje central en nuestras Administraciones; y con esto, nuestra responsabilidad como funcionarios técnicos de velar por la integridad y veracidad de nuestro principal activo: la información del contribuyente.

[1] De acuerdo al Modelo de Código Tributario del CIAT (mayo 2015), el artículo 25 enumera a los tipos de obligados tributarios, a los cuales la normativa les impone el cumplimiento de una obligación sustancial y formal; en este mismo acápite, se destaca al «contribuyente», como deudor principal de la obligación tributaria.

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