Para hacer frente al reto que supone la pandemia del COVID-19, las administraciones tributarias están haciendo un gran esfuerzo implementando mecanismos de teletrabajo y potenciando al máximo los sistemas electrónicos. Este proceso acelerado de digitalización va más allá de la presentación electrónica de declaraciones o del establecimiento de medios electrónicos de pago -presentes en la mayor parte de los países de la región-.

Entre otras muchas cosas este proceso requiere de la incorporación y adaptación de las normas en que se basa la actuación administrativa para que ésta sea válida, eficaz y respetuosa con los derechos de los contribuyentes.

Los artículos 96 y siguientes del Modelo de Código Tributario del CIAT de mayo de 2015  – y la normativa tributaria y administrativa española que le sirvió de base -nos ofrece un catálogo de materias que se deben abordar de acuerdo con el rango normativo y el detalle que cada país demande.

El Modelo prevé que los ciudadanos y empresas puedan relacionarse con la administración  tributaria -AT- para ejercer sus derechos y cumplir con sus obligaciones a través de técnicas y medios electrónicos, informáticos o telemáticos con las garantías y requisitos previstos en cada procedimiento. Se plantea aquí una cuestión controvertida acerca de si establecer la obligación de relacionarse con la AT a través de medios electrónicos para todos los contribuyentes y todos los procedimientos o solo para determinados procedimientos y para ciertos colectivos de personas físicas y personas jurídicas que por razón de su capacidad económica, técnica, dedicación profesional u otros motivos quede acreditado que tienen acceso y disponibilidad de los medios electrónicos necesarios.

Otro asunto esencial es la garantía de identificación de la administración tributaria y el ejercicio de su competencia. El propio Modelo también aborda el caso en que la administración tributaria actúe de forma automatizada previendo que se garantizará la identificación de los órganos competentes para la programación y supervisión del sistema de información y de los órganos competentes para resolver los recursos que puedan interponerse. Se entiende por actuación automatizada la consistente, por ejemplo, en la emisión de certificados o actos por el propio sistema informático emite de acuerdo con las especificaciones efectuadas.

La firma electrónica -u otros sistemas- del titular del órgano o empleado publico es otro extremo necesario no solo para los actos masivos sino también para actos dentro del procedimiento de fiscalización o auditoría como diligencias, informes o los documentos que generan las liquidaciones.  También que los interesados puedan firmar a través de cualquier medio que permita acreditar la autenticidad de la expresión de su voluntad y consentimiento así́ como la integridad e inalterabilidad del documento.

El Modelo aborda también la aprobación previa de programas u aplicaciones que vayan a ser utilizados por la AT para el ejercicio de sus potestades por medio de una norma con el rango que se determine. Las administraciones tributarias también deberían garantizar que los interesados tengan a su disposición los canales de acceso que sean necesarios así́ como los sistemas y aplicaciones que en cada caso se determinen.

Otra materia fundamental es la equivalencia de soportes documentales de manera que los  documentos emitidos, cualquiera que sea su soporte, por medios electrónicos, informáticos o telemáticos por la Administración tributaria, o los que ésta emita como copias de originales almacenados por estos mismos medios, así como las imágenes electrónicas de los documentos originales o sus copias, tengan la misma validez y eficacia que los documentos originales, siempre que quede garantizada su autenticidad, integridad y conservación así como el cumplimiento de las garantías y requisitos exigidos por la normativa aplicable.

Los Registros Electrónicos en los que se haga el correspondiente asiento de todo documento que sea presentado o que se reciba en cualquier oficina de la administración.  Registros que sean interoperables, de modo que se garantice su compatibilidad informática e interconexión, así́ como la transmisión telemática de los asientos registrales y de los documentos que se presenten en cualquier otro Registro.

Las administraciones tributarias necesitarán también de normas para mantener un archivo electrónico único de los documentos electrónicos que correspondan a procedimientos finalizados que establezca una serie de condiciones previendo, por ejemplo, que los documentos presentados de manera presencial ante la AT deberán ser digitalizados para su incorporación al expediente administrativo electrónico, devolviéndose los originales al interesado.

Habrá que prever, por ejemplo, que los documentos electrónicos deban conservarse en un formato que permita garantizar la autenticidad, integridad y conservación del documento, así́ como su consulta con independencia del tiempo transcurrido desde su emisión. La posibilidad de trasladar los datos a otros formatos y soportes que garanticen el acceso desde diferentes aplicaciones o la autorización para la eliminación de dichos documentos serán otras materias que habrá que prever.

La regulación de la sede electrónica de la AT como dirección electrónica, disponible para los ciudadanos a través de redes de telecomunicaciones, cuya titularidad corresponda a la Administración tributaria -o a quien se decida-, es otro extremo que parece necesario abordar junto con la necesaria identificación de los servicios a los que pueda accederse y el establecimiento de comunicaciones seguras. Y no nos olvidemos del Buzón electrónico, en definitiva, de sistemas de notificaciones electrónicas al que hemos dedicado otro post de este mismo blog que ahora se han convertido en una necesidad casi apremiante.

El Modelo del CIAT nos ofrece una primera aproximación a estas materias. Con toda seguridad hay muchas cuestiones que no se abordaron en su momento -como por ejemplo alguna previsión en materia de auditorías electrónicas y sin presencia alguna del contribuyente o de su representante-. Otras muchas cuestiones emergen como necesarias en una situación como la actual. Y otras surgirán de las distintas tecnologías y modelos tecnológicos que presentan continuamente nuevos retos.

Parafraseando a Mario Draghi y Vitor Gaspar , habrá que hacer todo lo necesario, cuando sea necesario… pero también habrá que hacerlo bien. Por ello sería bueno prestar atención a todas estas materias con el suficiente rigor jurídico y flexibilidad para asegurar la validez, eficacia y respeto a los derechos de los contribuyentes -con elevados estándares de seguridad de la información que aseguren el carácter confidencial de los datos tributarios- en todo este este proceso, acelerado a la fuerza, de digitalización de la actuación de las administraciones tributarias que ha venido para quedarse.

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