Desde el Registro Único Tributario (RUT), la DIAN ha implementado durante estos últimos años mejoras importantes en su servicio con el uso de nuevas tecnologías, para la inscripción y actualización del registro, así como constantes actualizaciones automáticas de acuerdo con los cambios normativos y necesidades de todos los procesos de la DIAN, en aspectos tributarios, aduaneros, cambiarios y de fiscalidad internacional.

El RUT es muy importante para la DIAN dado que es el primer contacto que tiene el ciudadano con la Administración Tributaria y es de continuo interés, seguir modernizando este sistema de información con las últimas tecnologías, diversificando su uso por medio de diferentes canales digitales como parte de la adaptación al nuevo entorno que se intensificó a raíz de la pandemia en el año 2020.

En general, un registro de contribuyentes consistente y actualizado optimiza la gestión de la administración tributaria en la toma de decisiones, y minimiza el riesgo de realizar actividades de control y fiscalización ineficientes, para lo cual la administración debe implementar acciones de mejora tecnológica para garantizar una información confiable y oportuna.

Por ello, la DIAN ha hecho grandes esfuerzos en innovación tecnológica y de mejora en sus procedimientos, normatividad, simplificación de trámites, logrando mayor accesibilidad, usabilidad y mejor experiencia de servicio a sus ciudadanos clientes.

En el 2020, la DIAN fue reconocida como líder en simplificación de trámites dentro de la estrategia del Gobierno Colombiano “Estado Simple, Colombia Ágil”, con la implementación de la inscripción del RUT en línea, con el cual se logró obtener el registro 100% en línea, sin desplazamientos, ni agendamiento de citas, facilitando el relacionamiento con los contribuyentes, eliminando barreras al agilizar procedimientos y rebajando costos administrativos a los ciudadanos con ayuda de la tecnología.

Transacciones RUT

El RUT contiene más de 18 millones de registros administrados por la DIAN para sus fines misionales.

La interacción de la DIAN con sus contribuyentes es cada vez más recurrente, pues desde el año 2004 al 2020 se han acumulado un total de 43.273.893 transacciones para inscripción, actualización, suspensión, reactivación y cancelación del RUT. Por año, en el 2020 se generaron 1.583.566 de transacciones en el servicio de RUT.

RUT Digital

En septiembre de 2020, se implementó el servicio de inscripción en línea del RUT para los vencimientos de declaración de impuesto de renta personas naturales. Con esta digitalización del trámite, se permitió el registro en línea de 181.103 nuevos contribuyentes a diciembre de 2020. A 31 de marzo de 2021, van 344.065 nuevos inscritos por este nuevo servicio.

Para este servicio se puede acceder directamente desde la página web de la DIAN y también por la APP de la DIAN.

Para aquellos contribuyentes que por alguna razón no se puedan autogestionar, la DIAN dispone del servicio de video atención para facilitar el trámite de RUT con asistencia de un funcionario DIAN.

ESTRATEGIA RUT 360°

En el 2020, se diseñó la implementación piloto de un modelo de administración y control interno del registro a través de la estrategia sombrilla “RUT 360° el camino hacia una información más confiable, útil y oportuna”, el cual ha contribuido en el establecimiento de alertas integrales del SI RUT abarcando otros sistemas de información con los cuales se relaciona, facilitando el monitoreo y el control ante situaciones irregulares de fraude y corrupción, que atenten contra la integridad y veracidad de la información del Registro Único Tributario, tomando como referencia acciones de control asociado a la gestión de riesgos y de seguridad de la información a nivel interno.

El otro frente de la estrategia (calidad), son las acciones diseñadas para garantizar la confiabilidad de la información, entre ellas, la revisión de calidad de la información incorporada al registro para personas naturales y jurídicas, revisiones de segundo nivel por el nivel central, así como a nivel externo, incentivar el cumplimiento voluntario con la  programación de campañas para ciertos grupos de contribuyentes según diagnósticos de consistencia de información, para mantener actualizado el Registro Único Tributario y contribuir al plan de choque contra la evasión.

En el 2020 se han efectuado 12.306 registros actualizados de oficio dentro de la campaña de depuración del RUT con una efectividad del 92% del total de seleccionados. De la revisión periódica de calidad del RUT, se cuenta con un indicador de 97% de calidad en registro de personas naturales y 93% de personas jurídicas.

En el 2020 se diseñó un instructivo de calidad del RUT que contiene la definición y marco normativo de todas las casillas del RUT distribuidas en las 7 hojas del formulario que la compone, como guía para diligenciar la información del RUT con una mejor calidad para uso de usuarios internos.

VENTANILLA ÚNICA EMPRESARIAL

Con el ánimo facilitar la actividad empresarial reduciendo costos, tiempo y número de trámites asociados con la apertura de empresas, se hizo necesario crear una solución de servicios informáticos que permita la interoperabilidad entre la VUE y la DIAN, para el trámite de inscripción en el RUT de un cliente que formaliza el inicio de sus actividades comerciales a través de las Cámaras de Comercio a nivel nacional. Este proyecto comprende los siguientes servicios:

• Servicio de consulta del RUT para identificar a partir del tipo y número de documento, si un usuario registra actualmente NIT creado y vigente, remitiendo copia del RUT al correo electrónico en el mismo, en caso de ya estar inscrito.

• Servicio que da respuesta a Cámara de Comercio con los códigos de responsabilidades tributarias sugeridas al usuario, a partir de la aplicación de validaciones sobre los datos enviados inicialmente respecto a las características de la empresa a crear, para facilitar el trámite.

• Servicio de generación y formalización del RUT a partir de la validación exitosa de los datos de registro enviados por Cámara de Comercio, en el momento de la creación de la empresa. Se eliminará del documento en trámite para Cámara de Comercio, conocido como PRE-RUT, simplificando más el trámite.

En el 2021, se espera contar con el piloto de ejecución de este nuevo servicio de inscripción para RUT.

ACTUALIZACIÓN DEL SISTEMA RUT

De manera periódica, el sistema del RUT es actualizado en sus versiones con nuevos ajustes, funcionalidades, actualizaciones masivas, para su óptimo rendimiento y disposición para los ciudadanos.

En el 2020, se trabajaron más de 35 proyectos de ajustes que permitieron incorporar servicios para actualizar la herramienta con nuevas codificaciones para identificar y clasificar a los contribuyentes por necesidades de todos los procesos de la DIAN y 218.935 actualizaciones masivas a los contribuyentes de forma automática.

FIRMA ELECTRÓNICA

Para realizar transacciones electrónicas con la DIAN, en julio de 2020 la DIAN dispuso una nueva versión de firma electrónica para suscribir en línea declaraciones de impuestos, actualizaciones del RUT, numeración de facturación, reporte de información de terceros, entre otras transacciones, siendo una entidad cada vez más cercana, digital y confiable.

De julio de 2020 a febrero de 2021, se han generado más de 2.410. 798 firmas electrónicas. Esta firma no tiene costo para los contribuyentes y esta versión es mucho más sencilla y ágil de utilizar, pues el ciudadano puede autogestionarse generando su firma electrónica por medio de los servicios web de la DIAN, sin necesidad de desplazamientos.

RETOS MODERNIZACIÓN

En miras del proyecto de modernización tecnológica de la DIAN, el RUT es prioridad para la DIAN, para lo cual se está trabajando en este proyecto con nuevas tecnologías que permitirán mayor interoperabilidad con otras bases de datos del estado y mejor experiencia de usuario con los sistemas de la DIAN, trabajando en paralelo con acciones de depuración de la información para una migración de datos mucho más confiable, buscando siempre mejorar la relación con el ciudadano en fomento del cumplimiento voluntario de sus obligaciones.

El RUT como activo de información es cada vez más demandado por las entidades públicas para validar información de personas que se postulan como candidatos a auxilios económicos del Gobierno que se han dispuesto a raíz del Covid 19. Por lo tanto, es un compromiso continuo seguir administrando el Registro Único Tributario para que su información sea más confiable y oportuna, con apoyo de nuevas tecnologías de la información.

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