Las Administraciones Tributarias y la importancia del Plan de Continuidad Operativo

A raíz de un reciente informe del FMI[1],  el propósito del presente comentario es destacar la importancia para las Administraciones Tributarias (AATT) de contar con un Plan de Continuidad Operativo (PCO) el cual garantice la permanencia de las operaciones frente a situaciones que pueden llegar a presentarse como consecuencia de la pandemia por COVID-19.

Un PCO, también llamado Plan de Continuidad del Negocio, describe cómo habrá de funcionar una organización durante una emergencia o riesgo imprevisible, como el brote de una enfermedad, un desastre natural, huelga u otra emergencia, ya sea que ocurra a escala local, regional o nacional.

La actual crisis económica y social presenta retos singulares y desafíos excepcionales para las AATT de cara a poder gestionar los numerosos y variados aspectos en juego, así como los distintos factores que permiten garantizar no sólo la continuidad de toda actividad esencial, sino también la salud, la seguridad y el bienestar general tanto de los empleados como de los destinatarios de bienes y servicios durante la duración de la pandemia. La experiencia práctica está demostrando que aquellas AATT que cuentan con un PCO logran afrontar la crisis de una mejor forma.

Si bien el documento del FMI esta referenciado a una situación de epidemia el mismo puede llegar a aplicarse para otras situaciones de catástrofes o desastres naturales que ocurran en un determinado país.

Anteriormente habíamos comentado la importancia para las AATT de la Gestión de Riesgos de Cumplimiento (GRC)[2] resaltando que en esencia es una metodología para la toma ordenada de decisiones soportada en la información y con énfasis en las acciones preventivas.

En el contexto de la  GRC se entiende como riesgo a cualquier hecho o circunstancia incierta que pueda dificultar que la organización alcance su objetivo estratégico, es decir el cumplimiento voluntario. Los riesgos pueden ser externos (operativos) derivados del comportamiento de los contribuyentes o internos (corporativos) y han de valorarse en función de la probabilidad de que ocurran y de su impacto.

El análisis de los riesgos corporativos exige evaluar el funcionamiento, las fortalezas y las debilidades de todos los aspectos que condicionan el funcionamiento de las AATT siendo uno muy importante el PCO como un plan detallado para responder ante posibles eventos previsibles o imprevisibles como por ejemplo la actual crisis del coronavirus.

Allí concluimos que la GRC es una solución razonable para afrontar de manera global los problemas y necesidades de las AATT y no es una simple moda sino una técnica que puede ser muy útil para la toma ordenada de decisiones soportadas en la información y centradas en las acciones preventivas para mejorar los niveles de cumplimiento voluntario por parte de los contribuyentes.

Según la publicación del FMI citada anteriormente en este artículo, aunque la estructura y el contenido de los PCO difieren entre las AATT, muchas comparten los siguientes componentes:

  • Una organización de gestión de crisis.
  • Un conjunto de procesos para identificar y determinar respuestas a eventos de crisis.
  • Planes de acción para preservar las funciones críticas de la AT.
  • Sistemas para mantener la disponibilidad operativa del PCO cuando no está en uso.

Se dice que los PCO para una epidemia a menudo se diseñan en torno a los siguientes objetivos clave:

  • Mantener el funcionamiento de los servicios operativos y de apoyo más críticos de las AATT.
  • Funcionar a un nivel de desempeño aceptable.
  • Proteger la salud y la seguridad del personal de la AT y los contribuyentes.
  • Permitir el reemplazo temporal de la administración y el personal de la AT en caso de que no estén disponibles o no puedan cumplir con sus funciones.
  • Proteger las instalaciones, los registros y otros activos esenciales de la AT.
  • Contribuir a las respuestas de todo el gobierno a una epidemia.

En cuanto a la estructura organizativa para administrar un PCO habitualmente está compuesto por un Comisionado, un Equipo de Gestión de Crisis, equipos de implementación local y la unidad de auditoría interna.

Esta estructura se vuelve operativa frente a la activación del propio PCO, lo cual en muchas AATT se logra utilizando una matriz de clasificación para ordenar los incidentes (incluidos los que involucran una epidemia) y determinar cómo se deben manejar.

La gravedad de los incidentes, junto con sus patrones e impactos potenciales, pueden provocar una respuesta escalonada, que puede incluir la implementación del PCO.

Una epidemia casi siempre conducirá a la participación directa de la alta dirección y al despliegue del PCO. Una vez activado, el equipo de gestión de crisis del PCO asume las responsabilidades de mando y control mientras dure.

Para que un PCO esté bien diseñado se debe incluir planes de acción de contingencia que son revisados, aprobados e implementados por el Equipo de Gestión de Crisis al momento de su activación.Para que sea eficaz, es necesario invertir tiempo y recursos suficientes en su  preparación y con un nivel de detalle suficiente.

Los planes de acción de contingencia se desarrollan en general para 6 áreas:

  • Funciones de misión crítica. Planes de acción independientes para cada función de misión crítica (p. Ej., Presentación, pago) identificado a partir de un análisis objetivo.
  • Salud y seguridad. Un plan de acción único que incorpora orientación nacional e internacional, especialmente en lo que se refiere a enfermedades infecciosas.
  • Despliegue de la fuerza laboral. Un plan de acción único que describe la transición del personal a una configuración de trabajo remoto y entre funciones de misión crítica.
  • Tecnologías de la información. Un plan de acción único que garantice la disponibilidad ininterrumpida de los sistemas básicos de procesamiento y los servicios electrónicos para el contribuyente.
  • Facilidades. Un plan de acción único que facilita el cierre seguro, la reapertura y el acceso limitado a la red de oficinas de una AT.
  • Comunicaciones. Un único plan de acción que especifica los canales, autoridades y procesos de comunicación tanto interna como externa durante la crisis.

Cabe destacar que en el documento del FMI se presentan guías y ejemplos ilustrativos de cada uno de los seis temas del plan de acción. Asimismo, se presenta un apéndice con una metodología para identificar las funciones más importantes (“de misión crítica”) de una AT y otro apéndice con los elementos de un plan de apoyo a las tecnologías de la información.

Se dice que para asegurar la viabilidad y efectividad del PCO es necesario establecer procedimientos para que el personal realice revisiones y simulaciones periódicas del mismo. Para tal efecto, como mínimo, el PCO debe revisarse y modificarse anualmente.

Quiero destacar que los tipos de posibles riesgos operativos  que enfrentan las AATT varían en complejidad y gravedad. incluyen interrupciones internas (por ejemplo, fallas en los sistemas informáticos) y externas (por ejemplo, terremotos, enfermedades infecciosas). Las interrupciones pueden ser localizadas (afectando a una o algunas oficinas tributarias) o nacionales (afectando todas las operaciones de la administración tributaria).

En definitiva, mediante el presente quiero destacar la importancia de contar con PCO bien diseñado para lo cual es imprescindible que se inviertan tiempo y recursos en su diseño, implementación y seguimiento continuo, puesto que en definitiva nadie se atrevería a afirmar que este será el último evento imprevisto por el que puedan atravesar las AATT. Si bien los PCO pueden llevar tiempo para desarrollarse e implementarse, estoy convencido que permiten que las AATT tengan un estado de preparación para responder rápida y sistemáticamente a futuros escenarios de emergencia.

La pandemia actual que estamos atravesando  ha demostrado que aquellas AATT que cuentan con un PCO robusto tienen definido una estrategia para seguir operando exitosamente. sin embargo, quiero alertar que de 92 evaluaciones TADAT (Herramienta Diagnóstica de Evaluación de la Administración Tributaria)[3] realizadas a la fecha, la mayoría de los países de ingreso mediano y bajo no contaban con PCO robustos[4].

Como siempre digo, el objetivo final es abrir el tema a debate, así que aguardo sus valiosos comentarios.

[1] Tax Administration: Designing a Business Continuity Plan for an Epidemic John Brondolo, Joshua Aslett, and Andja Komso. Fiscal Affairs Department. International Monetary Fund.
[2] La Gestión de Riesgos de Cumplimiento (GRC). ¿Moda o Necesidad para Las Administraciones Tributarias? Fernando Diaz Yubero y Alfredo Collosa CIAT Blog 19/03/2020.
[3] https://www.tadat.org/
[4] https://www.imf.org/~/media/Files/Publications/covid19-special-notes/Spanish/sp-special-series-on-covid-19-business-continuity-for-revenue-administration.ashx

Aclaración. Se informa a los lectores que los puntos de vista, pensamientos y opiniones expresados en el texto pertenecen únicamente al autor, y no necesariamente a su empleador ni a ninguna organización, comité u otro grupo al que el autor pertenezca, ni a la Secretaría Ejecutiva del CIAT. De igual manera, el autor es responsable por la precisión y veracidad de los datos y fuentes.

20 comentarios

  1. Fernando Díaz Yubero Respuesta

    Muy interesante, Alfredo, y de gran utilidad tal y como la crisis actual ha puesto de manifiesto.

  2. Alfredo Collosa Respuesta

    Estimado Fernando muchas gracias, como ya lo habiamos advertido oportunamente en nuestro articulo de Gestion de Riesgos de Cumplimiento. Este es un aspecto central a considerar. Saludos!

  3. Norman Williams Respuesta

    Excelente Alfredo. Si, claramente la actual crisis sanitaria debe ser entendida, en lo que nos compete, como un riesgo a ser considerado y ponderado porque afecta fuertemente el cumplimiento voluntario y de distintas formas.
    Un Plan de Continuidad Operativo que analice estos aspectos, estos imponderables, debe elaborarse, debe mantenerse actualizado y en particular incluir en nuestros países, junto con otros, los problemas de suministro energético, crisis económicas, precios de los commodities, etc.
    Claro que muchos riesgos que estarán analizados en la Gestión de Riesgos de Cumplimiento no logren afectar el funcionamiento de las AT, pero otros claramente lo hacen.
    Abrazo y gracias.

    1. Alfredo Collosa Respuesta

      Estimado Norman muchas gracias por tu comentario. Saludos

  4. Indira Yesenia Ramirez Canales Respuesta

    Lamentablemente hemos llegado a un punto donde la crisis economica debe de considerarse dentro de los aspectos fiscales, poco a poco se puede ir implementando medidas para que se eleve un poquito la economia y haya un alza en las Administraciones Tributarias en aras a la supervivencia y control de las mismas. Esto se debe de establecer un plan estrategico con medidas que puedan ayudar a diferentes paises a salir de la incertidumbre economica que se vive a nivel mundial.

  5. ELMER CANALES Respuesta

    Nunca antes desde los años 2000 nos habíamos puesto tan preocupados por los dilemas existentes producto de la pandemia, no obstante ninguna institución del mundo estaba tan preparada para tal evento, es por ello que nos debemos preocupar por estrategias que permitan darle un seguimiento oportuno a tal situación. Aquí radica la importancia de un buen plan de continuidad operativa, que nos permita avanzar, reduciendo todos aquellos riesgos que afecten el cumplimiento de metas institucionales en la recaudación, estas estrategias deben comprender buen manejo de las actividades de teletrabajo, monitoreo y control, uso de sistemas computacionales para conexiones 24/7 en tiempo real, entre otras.

  6. Fanny Mejia Respuesta

    Definitivamente que las AT deben tomar en cuenta considerar un PCO para futuros eventos inesperados como el que estamos viviendo actualmente y que ha demostrado que a falta de estrategias bien diseñadas para mantener a flote una institución ha sido el principal problema a nivel mundial. Como usted bien lo menciona, Planes de acción de contingencias, equipos de gestión de crisis, canales de comunicación, tiempo y recursos, son aspectos importantes a analizar y a tomar en cuenta. Muy interesante, gracias!

  7. Elvin Hernández Respuesta

    Muy acertado su artículo Alfredo. A decir verdad, la importancia de un PCO es vital y más en este tiempo de crisis pandémica que tomó sorpresivamente a las AATT del mundo, y que les obligó a adaptar sus procesos de trabajo para garantizar su funcionamiento durante la misma.

  8. Alfredo Collosa Respuesta

    Estimados muchas gracias por los valiosos comentarios el objetivo primario del articulo es abrir a debate el tema de la importancia para las AATT de contar con un PCO, que realmente sea efectivo frente a situaciones criticas. Saludos

  9. Ana Maribel Bonilla Respuesta

    Muy interesantes sus anotaciones y reflexiones, definitivamente es vital que las AATT tengan un rumbo definido a seguir frente a estas eventualidades y que las mismas deben ir acorde a un PCO bien estructurado. La Tecnología ha venido a representar un avance para las Administraciones encaminadas a proporcionar esa continuidad en la prestación de los servicios de una manera mas eficiente y expedita.

  10. Amy Waleska Godoy Ayala Respuesta

    Se puede ver la actual crisis que ddebe ser atendida para forjar el cumplimiento voluntario
    Un forjando así planes para sostener la economía global
    Tener en cuenta también los riesgos de las AT para su buen funcionamiento pero sii se logrará interlazando planes de acción oportuna

  11. ERLIN ORLANDO MARTINEZ VASQUEZ Respuesta

    Buenas tardes, queda en evidencia que el Plan de Continuidad Operativo (PCO) es ciertamente una herramienta muy importante que las Administraciones Tributarias deben de desarrollar, ya que a raíz de los acontecimientos de este 2020 se ha vivido una situación de incertidumbre y zozobra tributaria, nunca se preveo mucho menos de visualizo el impacto negativo al que nos hemos afrontado. Sin embargo, este tipo de documentos afianzan las acciones a corto y mediano plazo, apoyándonos a hacerle frente a cualquier suceso natural o humano que amenace el accionar de las A.T.

    Siempre será saludable, y nunca estará de mas el poder tener un plan B en nuestras actividades, ya que somos un pilar fundamental del país y sobre nuestros hombros recaen una de las responsabilidades mas importantes como lo es la administración y recaudación de tributos. Interesante el tema, saludos y feliz 2021.

  12. Hector Velasquez Respuesta

    Buenos días, trabajo en una administración tributaria y disponemos de plan de contingencias y gestión de riesgos pero un plan de continuidad del negocia sería el complemento ideal para afrontar la pandemia que se observa se va a recrudecer.

  13. Oherrera Respuesta

    Buen día:
    Excelente análisis y muy importante tal como lo describe y en base a la experiencia vivida con el Coronavirus, es fundamental la implementación de las PCO para cualquier institución para hacer frente con un rumbo definido a situaciones imprevistas o eventualidades que se presenten, ya que darían lugar a la continuidad operativa con mayor claridad de las instituciones.

  14. Saidy Sierra Respuesta

    Buen día:

    Sin lugar a duda que este año 2020 ha sido el año del despertar en muchos sentidos ya que todas las empresas sean: micro, mediana o grandes han incorporado nuevas herramientas a su modelo de negocio como medida de seguridad en el futuro. Para la AT un Plan Estratégico que mida la gestión del riesgo es fundamental más aún, cuando está basado en la metodología preventiva y correctiva. Por tanto, un buen PCO y PEI deben de estar siempre concatenados ya que uno se encarga de lo externo y el otro de lo interno de la Organización, sin embargo; es necesario una estructura sólida, transformada hacia el modelo de la eficiencia, el establecer medidas sustitutivas, mejorar propuestas y el rendimiento del talento humano es crucial para estos cambios, de nada sirve tener con un plan sino se cuenta con el personal dispuesto (de la mejor manera) para ejecutarlo. Por tanto, la obtención de la información (FODA, Base de Datos etc. bajo un esquema de análisis resulta indispensable para tratar temas de seguridad, infraestructura, integridad, fuerza laboral, plataformas digitales, sistemas y soporte técnico, es decir; todo aquello que conlleve a una alternativa puntual y correcta ante una situación de crisis.

    Saludos.

  15. Francis Julian Mendez Barahonba Respuesta

    Excelente comentario estimado muy valioso y comparto lo expresado.

  16. Jessica Avilez Respuesta

    Es ahí la importancia de mantener un plan de continuidad Operativa, ya que ayudaría ante cualquier adversidad a la operatividad eficiente de cualquier institución a tal fin de que existan parámetros y tener una eficaz gestión de riesgos.
    ¡Excelente aporte Alfredo!

  17. Oscar Eduardo Zúniga Gallegos Respuesta

    La Pandemia ocasionada por el Covid-19 nos ha dejado muchas enseñanzas, entre ellas como se menciona en el artículo principalmente el Plan de Continuidad del Negocio, el cual toma un papel fundamental para mantener las operaciones principales en las AATT. Como se enfatiza en el contenido, es necesario contar con un PCO robusto y en el que se realicen prubas piloto/simulacros para verificar que los procedimientos que se plantean sean realmente efectivos. Para finalizar, cito uno de los objetivos mediante los cuales son creados los PCO, el Proteger la salud y la seguridad del personal de la AT y los contribuyentes ya que considero que son los pilares fundamentales para que las actividades principales mencionadas funcionen.

  18. Antonio Meiggs Respuesta

    Estimado Alfredo Collosa, espero que tenga una buena tarde, una vez más la lectura del articulo que publica a través de esta distinguida página del CIAT, me obliga a confesar el enorme agrado que me causa y el enriquecimiento de mi conocimiento y comprensión del Mundo en que vivimos y en particular de la materia que por lo general nos convoca.

    A pesar de desconocer la existencia de un Plan de Continuidad Operativo PCO, veo con mayor satisfacción que este plan, se encuentre elaborado por la entidad de Primer Orden en Materia Económica Global como es el Fondo Monetario Internacional FMI.

    Gracias a conocer ahora, de la existencia de este plan de continuidad operativo, puedo decir que me siento en un Mundo más seguro.

    Y que, paralelamente debe motivarnos a un mayor esfuerzo, de acuerdo con nuestras competencias, capacidades y en el plano en que nos desenvolvemos, teniendo claro que aún hay mucho trabajo por hacer,

    Tengo la seguridad de que este PCO que lleva a cabo el FMI nos acercara a un Mundo mejor, con similitud de oportunidades en materia tributaria y en el mantenimiento sostenible del cumplimiento tributario voluntario, independientemente de la latitud a la que se pertenezca y todo gracias a los trabajos que hoy en día vienen realizando el FMI en favor de la humanidad.

    Y por supuesto, coincidimos en la opinion de apertura de un debate mas amplio sobre estos temas.

    NOTA DEL COMENTARISTA:

    Por favor, el presente reemplaza al comentario subido el 03/01/2021, por error de transcripcion en el párrafo resaltado, con las disculpas del caso al CIAT y al Autor de la publicación, sujeto a vuestra aprobación.

  19. Bertha Respuesta

    Excelente artículo para reflexionar sobre los ajustes de todo tipo que tiene que enfocar una Administración Tributaria, para salir a flote. Gracias mil, lo reenviaré a mis colegas.

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