De la presentación y representación de los documentos

Continuando con la serie, en esta ocasión, trataré de la transición de los documentos tradicionales a los puramente electrónicos. Primero, es tal vez necesario identificar que en la lista de documentos que se gestionan en las administraciones tributarias se deben incluir, por supuesto, a las declaraciones que presentan los contribuyentes, pero también a actas, requerimientos, liquidaciones, resoluciones, declaraciones de oficio, acuses de recibo y hasta las cartas en general.

Algunos, como las declaraciones o las solicitudes de trámites específicos, son muy estructurados. Suelen estar diagramados con campos numerados en formularios que deben ser llenados con información que no solo corresponde a dominios predefinidos, sino que además pueden estar sujetos a reglas determinadas, como cálculos o límites específicos.

Otros documentos, en cambio, se presentan en formatos menos estructurados, como las actas o resoluciones, las cuales  mantienen unas plantillas en las que se deberá completar información, según el caso, y en los que existen, a veces de manera implícita, conceptos específicos, como por ejemplo, el monto de una sanción que tendrá posteriores implicaciones en el sistema. Aún otros documentos, pueden ser sumamente libres, como las cartas.

En adición, la extensión de los documentos es otro factor muy variable, con aquellos que se presentan en una sola página y con unos pocos campos, hasta documentos de muchos… muchos folios.

La idea de poder gestionar esta diversidad de documentos bajo un esquema común no es nueva y, si bien presenta retos importantes, es un paso necesario para desarrollar lo que denominamos “expedientes electrónicos” y así, realizar un tratamiento de casos basados en instancias de procesos más genéricas; pero a ellos me referiré en una futura nota de esta misma serie.

Los beneficios de este esquema común en que todos los documentos son subclases de una clase general, común a toda la institución, son muchos. Por un lado la agilidad en el desarrollo de software, que se deriva de la natural orientación a objetos y de un marco de gestión compartida que es muy reutilizable. Por otro, la ganancia en la implementación de “reglas del negocio” ya que se torna posible, por ejemplo, pre-llenar campos con información ya existente en las bases de datos; completar campos con cálculos basados tanto en el contenido del mismo documento como de otra información disponible en la administración; realizar validaciones de distinto tipo, por ejemplo el saldo en una cuenta previo a aceptar el monto solicitado para una compensación; definir campos concretos en documentos no estructurados; y muy importante, soportar la inclusión rápida de nuevos documentos sin necesidad de cambiar el software, y esto incluiría tanto un nuevo formato de resolución como las nuevas declaraciones que resulten de una reforma tributaria.

Este último objetivo se ha logrado en los sistemas recientemente desarrollados por el CIAT, con un modelo que separa completamente los tres elementos: diseño, presentación y almacenamiento. Al momento de diseño, se definen los campos: su dominio de datos y su almacenamiento, sus cálculos, su forma de llenar y “pre-llenar” en línea, sus validaciones y las acciones que se disparan a partir de su inclusión. De la misma manera, se define la forma en que estos documentos se presentarán a los usuarios y que incluyen, la forma de presentarse en el momento de edición, generalmente como una colección de duplas campo-valor, pero también la forma de presentarse para consulta en modalidad de solo-lectura en una página Web; y la forma de generar un archivo de tipo PDF multipropósito para lectura en línea, para descarga, para envío por correo electrónico o para imprimirlo. Los resultados han sido más que halagadores.

Pero a futuro, en mi opinión, los retos continúan. Comenzando por algo que debería constituir ya un mandato: su impresión en Braille. Luego, el disponer de soportes en plataformas móviles para estos documentos, cuya presencia gana cada vez más solidez, y que debería incluir una adecuada presentación en pantallas de pequeño formato, el ingreso de datos por otros medios, incluyendo el reconocimiento de voz, y su portabilidad.

Saludos, suerte y, para quienes asistan, una excelente Asamblea General en Quito.

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